Royalty Ledger

Privacy policy

Verantwortlicher Florian Pflüger/co Audiomode Rosenbergstr. 124 70193 Stuttgart E-Mail: royaltyledger (at) gmail.com Stand: 23.10.2026 1. Allgemeine Angaben zur Datenverarbeitung und Rechtsgrundlagen Diese Datenschutzerklärung klärt Sie über Art, Umfang und Zweck der Verarbeitung personenbezogener Daten innerhalb unseres Onlineangebotes royaltyledger.app und der mit ihm verbundenen Seiten und Funktionen auf (nachfolgend „Onlineangebot"). Sie gilt unabhängig davon, mit welchem Gerät Sie das Onlineangebot nutzen. Für die verwendeten Begriffe, wie z. B. „personenbezogene Daten" oder deren „Verarbeitung", verweisen wir auf die Definitionen in Art. 4 der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Royalty Ledger ist eine Web-Anwendung für Musikverlage und Labels (Katalog-, Lizenz- und Tantiemenverwaltung). Es gibt keine öffentliche Registrierung für Kunden; Konten für Kunden und deren Teammitglieder werden ausschließlich auf Einladung angelegt. Darüber hinaus können unsere Kunden Dritten eigene Zugänge einräumen: Hörer-Konten in ihrem öffentlichen Katalog (siehe Ziffer 10) und Zugänge zum Abrechnungsportal für Rechteinhaber (siehe Ziffer 11). Zu den verarbeiteten Daten gehören Bestandsdaten (z. B. Namen und Adressen von Kunden und deren Kontakten), Vertragsdaten (z. B. in Anspruch genommene Leistungen, Zahlungsinformationen), Nutzungsdaten (z. B. Zugriffe auf öffentlich geteilte Musik-Seiten und öffentliche Kataloge) und Inhaltsdaten (z. B. Eingaben in der Anwendung). Der Begriff „Nutzer" umfasst alle von der Datenverarbeitung betroffenen Personen: unsere Kunden und deren Teammitglieder, Geschäftspartner, Empfänger geteilter Inhalte, Besucher öffentlicher Kataloge sowie sonstige Besucher des Onlineangebotes. Die verwendeten Begriffe sind geschlechtsneutral zu verstehen. Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur bei Vorliegen einer gesetzlichen Erlaubnis. Rechtsgrundlagen sind: für Verarbeitungen mit Einwilligung Art. 6 Abs. 1 lit. a und Art. 7 DSGVO; für die Erfüllung unserer vertraglichen Leistungen und die Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; für die Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO; für die Wahrung unserer berechtigten Interessen (insbesondere sicherer, wirtschaftlicher Betrieb des Onlineangebotes sowie Schutz vor Missbrauch) Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Wir setzen keine Werbenetzwerke, keine Reichweitenmessungs- oder Analysedienste Dritter (z. B. Google Analytics) und keine Social-Media-Plugins ein und erstellen keine Nutzerprofile zu Werbezwecken. 2. Sicherheitsmaßnahmen Wir treffen organisatorische, vertragliche und technische Sicherheitsmaßnahmen entsprechend dem Stand der Technik, um die Vorschriften der Datenschutzgesetze einzuhalten und die von uns verarbeiteten Daten gegen zufällige oder vorsätzliche Manipulation, Verlust, Zerstörung und den Zugriff unberechtigter Personen zu schützen. Dazu gehören insbesondere: die verschlüsselte Übertragung aller Daten zwischen Ihrem Browser und unserem Server (TLS/HTTPS), die verschlüsselte Speicherung besonders sensibler Daten (z. B. Zugangs-Tokens und Zwei-Faktor-Geheimnisse), das Hashen von Passwörtern, eine verpflichtende Zwei-Faktor-Authentifizierung für administrative Konten, die Möglichkeit der Anmeldung mit Passkeys sowie ein rollenbasiertes Berechtigungssystem. 3. Hosting (EU), Server-Logfiles und Datensicherung Unser Onlineangebot wird bei Scaleway SAS, 8 rue de la Ville l'Évêque, 75008 Paris, Frankreich, betrieben (Rechenleistung, Datenbank und Speicherplatz, Standort EU). Mit Scaleway besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag gem. Art. 28 DSGVO. Die Daten unserer Anwendung werden in der Europäischen Union gespeichert. Wir bzw. unser Hostinganbieter erheben auf Grundlage unserer berechtigten Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) Daten über jeden Zugriff auf den Server (Server-Logfiles). Zu den Zugriffsdaten gehören: aufgerufene Seite bzw. Datei, Datum und Uhrzeit des Abrufs, übertragene Datenmenge, Meldung über erfolgreichen Abruf, Browsertyp und -version, Betriebssystem, Referrer-URL, IP-Adresse und der anfragende Provider. Logfile-Informationen werden aus Sicherheitsgründen (z. B. zur Aufklärung von Missbrauchs- oder Betrugshandlungen) kurzzeitig gespeichert (in der Regel maximal sieben Tage) und danach gelöscht bzw. überschrieben. Daten, deren weitere Aufbewahrung zu Beweiszwecken erforderlich ist, sind bis zur endgültigen Klärung des jeweiligen Vorfalls von der Löschung ausgenommen. Damit die Daten nach einem technischen Ausfall wiederhergestellt werden können, erstellen wir regelmäßig Sicherungskopien der Datenbank. Diese werden zugriffsgeschützt in einem Geschäftskonto bei Dropbox gespeichert (zum Anbieter siehe Ziffer 12) und nach Ablauf der Aufbewahrung — es werden jeweils die letzten 30 Sicherungen vorgehalten — gelöscht. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Schutz vor Datenverlust) sowie, für die Daten unserer Kunden, der Auftragsverarbeitungsvertrag (siehe Ziffer 7). 4. Cookies und lokale Speicherung Dieses Onlineangebot verwendet ausschließlich technisch notwendige Cookies. Es werden keine Analyse-, Tracking- oder Werbe-Cookies und keine Cookies von Drittanbietern gesetzt. Im Einzelnen: - Login-Sitzung: Nach der Anmeldung wird ein Sitzungs-Cookie gesetzt, das Ihren Anmeldestatus speichert. Ohne dieses Cookie ist die Nutzung der Anwendung nicht möglich. - Zwei-Faktor- und Passkey-Anmeldung: Während des Anmeldevorgangs wird ein kurzlebiges Cookie gesetzt, das den Zwischenschritt bzw. die Passkey-Prüfung absichert. - Administrative Bestätigung: Bei besonders geschützten Verwaltungsfunktionen wird nach einer erneuten Bestätigung ein kurzlebiges Cookie gesetzt. - Öffentlicher Katalog und Abrechnungsportal: Melden Sie sich mit einem Hörer-Konto (siehe Ziffer 10) oder im Abrechnungsportal (siehe Ziffer 11) an, wird ein Sitzungs-Cookie für bis zu sieben Tage gesetzt. - Passwortgeschützte Musik-Seiten: Nach Eingabe des Passworts einer geschützten geteilten Seite wird ein Cookie gesetzt, das die erfolgreiche Eingabe bestätigt. - Dropbox-Verbindung: Wenn ein Kontoinhaber seine Dropbox mit der Anwendung verbindet, wird für die Dauer des Verbindungsvorgangs ein Cookie zur Absicherung des OAuth-Verfahrens gesetzt. Innerhalb der Anwendung speichern wir außerdem einzelne Darstellungseinstellungen ausschließlich lokal in Ihrem Browser (Local Storage), z. B. geöffnete Arbeitsbereich-Tabs, gewählte Tabellenspalten oder ob Hilfehinweise und die Einführungstour angezeigt werden. Diese Angaben werden nicht an uns übermittelt. Die öffentlich zugänglichen Seiten (z. B. Anmeldeseite, geteilte Musik-Seiten, öffentliche Kataloge, diese Datenschutzerklärung) kommen ohne Cookies aus, solange Sie sich dort nicht anmelden bzw. kein Passwort eingeben. Der Einsatz der notwendigen Cookies und der lokalen Speicherung ist nach § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG ohne Einwilligung zulässig; die weitere Verarbeitung beruht auf Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO. Ein Cookie-Banner ist daher nicht erforderlich. 5. Nutzerkonten und Erbringung vertraglicher Leistungen Wir verarbeiten Bestandsdaten (z. B. Namen und Kontaktdaten), Vertragsdaten (z. B. in Anspruch genommene Leistungen, Abrechnungsinformationen) und Inhaltsdaten unserer Kunden zwecks Erfüllung unserer vertraglichen Verpflichtungen und Serviceleistungen gem. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Nutzerkonten werden ausschließlich auf Einladung angelegt (Name, E-Mail-Adresse, Passwort; das Passwort wird nur als kryptographischer Hash gespeichert). Richten Sie einen Passkey ein, speichern wir nur dessen öffentlichen Schlüssel und eine Kennung, nicht aber den privaten Schlüssel, der auf Ihrem Gerät verbleibt. Die Nutzerkonten sind nicht öffentlich und werden von Suchmaschinen nicht indexiert. Im Rahmen der Anmeldung und der Nutzung unserer Onlinedienste können die IP-Adresse und der Zeitpunkt der jeweiligen Nutzerhandlung in den Server-Logs gespeichert werden (siehe Ziffer 3); innerhalb der Anwendung wird zudem ein Aktivitätsprotokoll über wesentliche Änderungen geführt (wer hat wann was geändert), das dem jeweiligen Kunden zur Nachvollziehbarkeit dient. Die Speicherung erfolgt auf Grundlage unserer berechtigten Interessen und der Interessen der Nutzer am Schutz vor Missbrauch und unbefugter Nutzung. Wird ein Nutzerkonto bzw. der Vertrag beendet, werden die kontobezogenen Daten gelöscht, vorbehaltlich gesetzlicher Aufbewahrungspflichten (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO). Kontoinhaber können ihren Arbeitsbereich jederzeit selbst löschen (Einstellungen → Arbeitsbereich löschen); dabei werden alle Daten des Arbeitsbereichs einschließlich hochgeladener Audiodateien gelöscht und das zugehörige Kundenkonto beim Zahlungsdienstleister entfernt. In den Sicherungskopien (siehe Ziffer 3) verbleiben die Daten bis zu deren Ablauf. Es obliegt den Kunden, ihre Daten vor Vertragsende zu sichern. Endet eine kostenlose Testphase oder ein kostenpflichtiges Abonnement, ohne dass ein Abonnement abgeschlossen bzw. fortgeführt wird, bleibt der Arbeitsbereich noch 30 Tage lang in einem Nur-Lese-Zustand erhalten. Nach Ablauf dieser 30 Tage löschen wir den Arbeitsbereich vollständig und unwiderruflich, d. h. einschließlich aller Nutzerkonten, Inhalte, hochgeladenen Dateien und des zugehörigen Kundenkontos beim Zahlungsdienstleister. Auf den Löschtermin weisen wir in der Anwendung hin; zusätzlich informieren wir die Kontoinhaber etwa sieben Tage vor der Löschung und nach erfolgter Löschung per E-Mail. Wird innerhalb der Frist ein Abonnement abgeschlossen, entfällt die Löschung. Ist ein Abonnement lediglich wegen eines Zahlungsproblems pausiert, läuft keine Löschfrist. Möchte ein Kunde seine Daten vor der Löschung sichern, kann er dies bei uns anfragen; wir schalten dann die Exportfunktion in seinem Arbeitsbereich befristet frei, sodass der Kunde seine Daten selbst herunterlädt, ohne dass wir sie dabei einsehen. 6. Abrechnung (Stripe) Für die Abrechnung kostenpflichtiger Leistungen setzen wir den Zahlungsdienstleister Stripe ein (Stripe Payments Europe, Ltd., 1 Grand Canal Street Lower, Dublin, Irland; eine Übermittlung an Stripe, Inc., USA, ist möglich). Zahlungsdaten (z. B. Kreditkartendaten) werden direkt bei Stripe eingegeben und verarbeitet; wir erhalten keine vollständigen Zahlungsdaten, sondern nur Bestätigungen und Statusinformationen (z. B. Zahlungseingang, Abonnement-Status). Die Verarbeitung erfolgt zur Vertragserfüllung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Weitere Informationen: https://stripe.com/de/privacy 7. Verarbeitung im Auftrag unserer Kunden Unsere Kunden (Musikverlage und Labels) verwalten in der Anwendung eigene Datenbestände — insbesondere Werk- und Aufnahmekataloge, Kontakte (z. B. Komponisten, Verlage, Lizenznehmer), Abrechnungs- und Vertragsdaten, Empfängerlisten für Musik-Präsentationen sowie die Daten der Besucher ihrer öffentlichen Kataloge und ihrer Portal-Zugänge. Für diese Daten ist der jeweilige Kunde datenschutzrechtlich Verantwortlicher; wir verarbeiten sie als Auftragsverarbeiter gem. Art. 28 DSGVO ausschließlich weisungsgebunden zur Bereitstellung der Anwendung und geben sie nicht für eigene Zwecke weiter. Betroffene, deren Daten ein Kunde in der Anwendung verwaltet, wenden sich für Auskünfte bevorzugt an den jeweiligen Kunden; wir unterstützen die Kunden bei der Erfüllung von Betroffenenrechten. 8. E-Mail-Versand Für den Versand von E-Mails (z. B. Einladungen, Passwort-Zurücksetzung, Anmeldelinks sowie von unseren Kunden veranlasste Tantiemen-Abrechnungen, Musik-Präsentationen und Kampagnen-E-Mails) setzen wir den Versanddienstleister Resend, Inc. (USA) ein; alternativ kann der Versand über einen vom Kunden konfigurierten SMTP-Server erfolgen. Verarbeitet werden dabei die E-Mail-Adresse, ggf. der Name des Empfängers sowie die Versanddaten. Mit dem Dienstleister bestehen Vereinbarungen zur Auftragsverarbeitung; die Übermittlung in die USA erfolgt auf Grundlage der Garantien nach Art. 44 ff. DSGVO (EU-U.S. Data Privacy Framework bzw. Standardvertragsklauseln). Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (transaktionale E-Mails) und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (zuverlässiger, sicherer Versand). Werbliche E-Mails (Kampagnen) werden nur an Empfänger versendet, die in den Empfang eingewilligt haben bzw. bei denen eine gesetzliche Erlaubnis besteht; jede dieser E-Mails enthält einen Abmeldelink sowie eine One-Click-Abmeldemöglichkeit nach RFC 8058 (List-Unsubscribe). Nach einer Abmeldung wird die Adresse für künftige Sendungen der jeweiligen Liste gesperrt. 9. Öffentlich geteilte Musik-Seiten und Erfolgsmessung Über die Anwendung können Musiktitel als öffentliche, nicht von Suchmaschinen auffindbare Seiten geteilt werden (individuelle Links, z. B. für Musik-Präsentationen an Auftraggeber). Beim Aufruf einer solchen Seite sowie beim Abspielen oder Herunterladen von Titeln erfassen wir, welchem Link (und damit ggf. welchem Empfänger) die Aktion zuzuordnen ist, welcher Titel betroffen war und den Zeitpunkt. In Kampagnen-E-Mails kann zudem ein Zählpixel enthalten sein, das das Öffnen der E-Mail registriert. Ebenso wird erfasst, wenn ein Empfänger einen Link in einer Kampagnen-E-Mail anklickt (welcher Link und wann); der Link wird dazu über unseren Server weitergeleitet. Ist der Empfänger im Kontaktverzeichnis des Versenders hinterlegt, werden diese Ereignisse dem betreffenden Kontakt zugeordnet und dem Versender als Aktivitätsverlauf zu diesem Kontakt zur Verfügung gestellt. Die Zuordnung bleibt auch bestehen, wenn die geteilte Playlist später gelöscht wird; wird der Kontakt gelöscht, entfällt sie. Diese Erfolgsmessung kommt ohne Cookies und ohne geräteübergreifendes Tracking aus; es werden keine Browser-Fingerabdrücke erstellt. Zweck ist es, dem Versender nachvollziehbar zu machen, ob und welche Titel bei den Empfängern auf Interesse stoßen (berechtigtes Interesse gem. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Empfänger können dieser Messung jederzeit widersprechen — formlos per E-Mail an uns bzw. an den Versender oder durch Abmeldung über den in jeder E-Mail enthaltenen Link. Der Versender kann eine geteilte Seite mit einem Passwort schützen, zeitlich befristen oder auf bestimmte Länder beschränken. Für die Länderbeschränkung wird Ihre IP-Adresse beim Aufruf mit einer lokal auf unserem Server gespeicherten Länder-Datenbank abgeglichen; die IP-Adresse wird dabei nicht an Dritte übermittelt und nicht gespeichert. Nutzt der Versender die entsprechende Funktion, enthalten heruntergeladene Dateien ein unhörbares, dem jeweiligen Empfänger zugeordnetes Wasserzeichen, damit sich bei einer unerlaubten Weitergabe feststellen lässt, an welchen Empfänger die Datei ausgeliefert wurde (berechtigtes Interesse des Versenders am Schutz seiner Werke, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Für die Auslieferung der Audio-Vorschauen nutzen wir einen Objektspeicher von Scaleway (EU). Beim Herunterladen von Originaldateien kann die Auslieferung unmittelbar aus dem Cloud-Speicher des jeweiligen Kunden erfolgen (siehe Ziffer 12); dabei wird die IP-Adresse des Abrufenden technisch bedingt an den jeweiligen Speicheranbieter übermittelt. 10. Öffentlicher Katalog (Showroom) Unsere Kunden können über die Anwendung einen eigenen Musikkatalog („Showroom") unter einer Adresse der Form royaltyledger.app/c/… veröffentlichen. Verantwortlich für die Inhalte und für die Daten der Besucher ist der jeweilige Anbieter des Showrooms; wir verarbeiten diese Daten in seinem Auftrag (siehe Ziffer 7). Der Anbieter legt fest, ob der Showroom frei zugänglich ist, eine Anmeldung voraussetzt oder nur eingeladenen Personen offensteht, und ob er von Suchmaschinen gefunden werden darf. Anhören ohne Konto: Beim Abspielen und Herunterladen von Titeln erfassen wir, welcher Titel betroffen war, die Art der Aktion und den Zeitpunkt sowie, sofern technisch verfügbar, das Land des Abrufs. Um Mehrfachzählungen derselben Wiedergabe zu vermeiden, bilden wir aus IP-Adresse und Browserkennung einen kurzlebigen Prüfwert, der täglich wechselt und nicht auf eine Person zurückgeführt werden kann; die IP-Adresse selbst wird dabei nicht gespeichert. Es werden keine Cookies gesetzt. Hörer-Konto: Zum Herunterladen von Titeln und zum Anlegen eigener Playlists ist ein Hörer-Konto erforderlich. Verarbeitet werden dafür die E-Mail-Adresse, optional der Name sowie die vom Hörer angelegten Playlists. Die Anmeldung erfolgt ohne Passwort über einen per E-Mail zugesandten Einmal-Link, der 15 Minuten gültig ist (zum E-Mail-Versand siehe Ziffer 8); nach der Anmeldung wird ein technisch notwendiges Sitzungs-Cookie für bis zu sieben Tage gesetzt (siehe Ziffer 4). Anmeldungen, Wiedergaben und Downloads eines angemeldeten Hörers werden seinem Konto zugeordnet und, sofern der Anbieter ihn in seinem Kontaktverzeichnis führt, auch diesem Kontakt. So kann der Anbieter nachvollziehen, welche Titel bei seinen Kunden auf Interesse stoßen. Nutzt der Anbieter die entsprechende Funktion, enthalten heruntergeladene Dateien ein unhörbares, dem Konto zugeordnetes Wasserzeichen, damit sich bei einer unerlaubten Weitergabe feststellen lässt, über welches Konto die Datei bezogen wurde. Zugangs- und Lizenzanfragen: Über Formulare im Showroom können Besucher Zugang zum Katalog oder eine Lizenz für einzelne Titel anfragen. Verarbeitet werden Name, E-Mail-Adresse, optional Firma und Nachricht sowie gegebenenfalls der betreffende Titel. Die Anfrage wird gespeichert und per E-Mail an den Anbieter weitergeleitet; seine Antwort erreicht den Anfragenden direkt. Rechtsgrundlagen und Speicherdauer: Rechtsgrundlage für das Hörer-Konto, Downloads und Anfragen ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, für die Nutzungsmessung und das Wasserzeichen das berechtigte Interesse des Anbieters gem. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, nachzuvollziehen, wie sein Katalog genutzt wird, und ihn vor unerlaubter Weitergabe zu schützen. Der Messung kann jederzeit formlos per E-Mail an den Anbieter oder an uns widersprochen werden. Löscht der Anbieter ein Hörer-Konto, auch auf Wunsch des Hörers, werden das Konto, seine Playlists und seine Anmeldedaten gelöscht. Im Übrigen werden die Daten gespeichert, solange der Anbieter seinen Showroom betreibt, und mit der Löschung seines Arbeitsbereichs entfernt (siehe Ziffer 20). 11. Abrechnungsportal für Rechteinhaber Unsere Kunden können Rechteinhabern (z. B. Komponisten) einen Zugang zu einem Abrechnungsportal einräumen, in dem diese ihren Kontostand, ihre Abrechnungen und abgeschlossene Abrechnungszeiträume als PDF einsehen können. Verarbeitet werden dafür die E-Mail-Adresse und die Abrechnungsdaten, die der Kunde zu dem Rechteinhaber führt. Die Anmeldung erfolgt ohne Passwort über einen per E-Mail zugesandten Einmal-Link; nach der Anmeldung wird ein technisch notwendiges Sitzungs-Cookie gesetzt (siehe Ziffer 4). Rechteinhaber können im Portal ihre Bankverbindung (IBAN, BIC) selbst hinterlegen und ändern; jede Änderung wird im Aktivitätsprotokoll des Kunden vermerkt, ohne die Kontonummer selbst zu protokollieren. Wir verarbeiten diese Daten im Auftrag des Kunden (siehe Ziffer 7); Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. 12. Dropbox-Anbindung Kunden können ihre eigene Dropbox mit der Anwendung verbinden, um Audiodateien direkt aus ihrem eigenen Speicher bereitzustellen (Dropbox International Unlimited Company, Dublin, Irland; Konzernmutter Dropbox, Inc., USA — eine Übermittlung in die USA ist möglich, abgesichert über das EU-U.S. Data Privacy Framework bzw. Standardvertragsklauseln). Die Verbindung erfolgt per OAuth; wir speichern hierfür ein verschlüsseltes Zugriffs-Token. Es werden nur die für die Funktion erforderlichen Datei-Informationen (Dateinamen, Pfade, temporäre Abruf-Links) verarbeitet. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Dropbox nutzen wir außerdem für die Aufbewahrung unserer Datenbank-Sicherungen (siehe Ziffer 3). Weitere Informationen: https://www.dropbox.com/privacy 13. Elektronische Signatur (DocuSign) Für die elektronische Unterzeichnung von Verträgen setzen wir DocuSign ein (DocuSign, Inc., USA). Dabei werden Name und E-Mail-Adresse des Unterzeichners, das zu unterzeichnende Dokument sowie Signatur- und Protokolldaten (z. B. Zeitpunkt der Unterschrift) verarbeitet. Die Übermittlung in die USA erfolgt auf Grundlage der Garantien nach Art. 44 ff. DSGVO (EU-U.S. Data Privacy Framework bzw. Standardvertragsklauseln). Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragsdurchführung). Weitere Informationen: https://www.docusign.com/privacy 14. KI-gestützte Funktionen (Anthropic) Einzelne Funktionen der Anwendung nutzen die Programmierschnittstelle von Anthropic, PBC (USA): die Umwandlung einer Suchbeschreibung in Katalog-Filter, das Erstellen von Titelbeschreibungen aus Metadaten und ein Hilfe-Assistent, der Fragen zur Bedienung beantwortet. Übermittelt werden dabei ausschließlich die von angemeldeten Nutzern eingegebenen Suchtexte bzw. Fragen samt dem bisherigen Gesprächsverlauf, Musik-Metadaten (z. B. Stimmungs- und Instrument-Schlagworte) sowie, für den Hilfe-Assistenten, eine Übersicht über den Arbeitsbereich (Name der Organisation, Rolle des Nutzers, gebuchte Bereiche, Anzahl der Kontakte, Titel und Abrechnungen, ob Dropbox verbunden und die Zwei-Faktor-Anmeldung eingerichtet ist) — keine Daten von Website-Besuchern und keine Empfängerdaten. Nach Angaben des Anbieters werden über die Schnittstelle übermittelte Daten nicht zum Training von KI-Modellen verwendet. Die Übermittlung in die USA erfolgt auf Grundlage der Garantien nach Art. 44 ff. DSGVO. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO. Weitere Informationen: https://www.anthropic.com/privacy 15. Audio-Analyse (Cyanite) Kunden können ihre Titel automatisch verschlagworten lassen (z. B. Stimmung, Genre, Instrumente, Tempo und Tonart). Dafür übermitteln wir eine Kopie der jeweiligen Audiodatei samt Titelname an die Cyanite GmbH, Hamburg, Deutschland, die die Aufnahme analysiert und die Ergebnisse an uns zurückgibt. Die Übermittlung erfolgt nur, wenn der Kunde diese Funktion für einen Titel ausdrücklich auslöst. Personenbezogene Daten von Website-Besuchern oder Empfängern werden dabei nicht übermittelt. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Weitere Informationen: https://cyanite.ai/privacy-policy/ 16. Katalog-Import (Apple Music) Kunden können veröffentlichte Titel aus dem Katalog von Apple Music in die Anwendung übernehmen. Dafür übermitteln wir die vom Nutzer eingegebenen Suchbegriffe (z. B. Künstler- oder Albumnamen) an die Programmierschnittstelle von Apple Inc. (USA) und übernehmen die zurückgegebenen öffentlichen Katalogdaten (z. B. Titel, ISRC). Die Übermittlung in die USA erfolgt auf Grundlage der Garantien nach Art. 44 ff. DSGVO. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Weitere Informationen: https://www.apple.com/legal/privacy/ 17. Kontaktaufnahme, Fehlermeldungen und Support-Anfragen Bei der Kontaktaufnahme mit uns (per E-Mail) werden die Angaben des Nutzers zur Bearbeitung der Anfrage und deren Abwicklung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO verarbeitet. Die Anfragen werden in unserem E-Mail-Postfach gespeichert; ein externes CRM-System setzen wir hierfür nicht ein. Angemeldete Nutzer können uns über das Hilfe-Menü der Anwendung („?“ → „Report a bug“ bzw. „Support request“) einen Fehler melden oder eine Support-Anfrage stellen. Dabei verarbeiten wir die eingegebene Beschreibung, einen optional beigefügten Screenshot sowie automatisch erfasste technische Angaben (aufgerufene Seite, Version der Anwendung, Browsertyp und -version, Fenstergröße und die zuletzt im Browser aufgetretenen Fehlermeldungen), zusammen mit Name, E-Mail-Adresse, Rolle und Organisation des Absenders. Die Meldung wird in unserer Datenbank gespeichert (Hosting in der EU, siehe Ziffer 3); über den Eingang werden wir per E-Mail benachrichtigt (siehe Ziffer 8), der Screenshot ist in dieser Benachrichtigung nicht enthalten. Einsehen kann die Meldung ausschließlich der Betreiber, nicht die übrigen Mitglieder des Arbeitsbereichs. Ein Screenshot kann Inhalte des Arbeitsbereichs zeigen; bitte machen Sie vor dem Senden alles unkenntlich, was wir nicht sehen sollen. Wir verwenden die Angaben nur, um die Meldung zu bearbeiten und Sie über ihre Erledigung zu informieren, und löschen sie, sobald sie hierfür nicht mehr benötigt werden, spätestens zusammen mit dem Arbeitsbereich (siehe Ziffer 20). Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragsdurchführung) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (unser berechtigtes Interesse an einer fehlerfreien Anwendung). 18. Administration, Finanzbuchhaltung, Büroorganisation Wir verarbeiten Daten im Rahmen von Verwaltungsaufgaben, der Organisation unseres Betriebs, der Finanzbuchhaltung und der Befolgung gesetzlicher Pflichten (z. B. Archivierung) auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. c und f DSGVO. Hierbei können Daten gegenüber der Finanzverwaltung und Beratern (z. B. Steuerberatern) offengelegt werden. 19. Zusammenarbeit mit Auftragsverarbeitern; Übermittlungen in Drittländer Sofern wir im Rahmen unserer Verarbeitung Daten gegenüber anderen Personen und Unternehmen (Auftragsverarbeitern oder Dritten) offenbaren, erfolgt dies nur auf Grundlage einer gesetzlichen Erlaubnis, einer Einwilligung, einer rechtlichen Verpflichtung oder unserer berechtigten Interessen. Auftragsverarbeiter setzen wir nur auf Grundlage eines Vertrags gem. Art. 28 DSGVO ein. Sofern wir Daten in einem Drittland (außerhalb der EU bzw. des EWR) verarbeiten lassen — dies betrifft die in dieser Erklärung genannten US-Dienstleister —, erfolgt dies nur beim Vorliegen der Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO, d. h. insbesondere auf Grundlage eines Angemessenheitsbeschlusses (EU-U.S. Data Privacy Framework für zertifizierte Anbieter) oder offiziell anerkannter Standardvertragsklauseln. 20. Löschung von Daten und Aufbewahrungsfristen Die bei uns gespeicherten Daten werden gelöscht, sobald sie für ihre Zweckbestimmung nicht mehr erforderlich sind und der Löschung keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Sofern Daten nicht gelöscht werden, weil sie für andere, gesetzlich zulässige Zwecke erforderlich sind, wird deren Verarbeitung eingeschränkt. Das gilt z. B. für Daten, die aus handels- oder steuerrechtlichen Gründen aufbewahrt werden müssen (§ 257 HGB, § 147 AO: je nach Art der Unterlage sechs bis zehn Jahre). Gelöschte Daten können noch bis zum Ablauf der jeweiligen Sicherungskopie (siehe Ziffer 3) in diesen enthalten sein; sie werden daraus nicht wiederhergestellt, außer zur Behebung eines Datenverlusts. Arbeitsbereiche, deren Testphase oder Abonnement beendet ist, werden 30 Tage nach dem Ende vollständig gelöscht (siehe Ziffer 5). Abrechnungsunterlagen, die wir aus handels- oder steuerrechtlichen Gründen aufbewahren müssen, sind davon ausgenommen und werden nach Ablauf der gesetzlichen Fristen gelöscht. 21. Rechte der Nutzer Sie haben das Recht, unentgeltlich Auskunft über die von uns über Sie gespeicherten personenbezogenen Daten zu erhalten (Art. 15 DSGVO). Zusätzlich haben Sie das Recht auf Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO), auf Löschung (Art. 17 DSGVO), auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO) und auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO). Erteilte Einwilligungen können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO). Widerspruchsrecht: Sie können der künftigen Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten, die auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO erfolgt, jederzeit widersprechen (Art. 21 DSGVO), insbesondere der Verarbeitung zu Zwecken der Direktwerbung. Sie haben ferner das Recht, Beschwerde bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde einzulegen (Art. 77 DSGVO). Die für uns zuständige Aufsichtsbehörde ist: Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg, Lautenschlagerstraße 20, 70173 Stuttgart, https://www.baden-wuerttemberg.datenschutz.de Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine formlose E-Mail an royaltyledger@gmail.com. Betreffen Ihre Daten den Datenbestand eines unserer Kunden (z. B. als Empfänger, Hörer oder Rechteinhaber), wenden Sie sich bevorzugt an diesen Kunden (siehe Ziffer 7). 22. Änderungen der Datenschutzerklärung Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, sobald Änderungen der von uns durchgeführten Datenverarbeitung oder der Rechtslage dies erforderlich machen. Sofern Einwilligungen der Nutzer erforderlich sind, erfolgen Änderungen nur mit deren Zustimmung. Bitte informieren Sie sich regelmäßig über den Inhalt dieser Datenschutzerklärung.
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